SECRETARIA ASISTENCIAL Y GESTOR ADMINISTRATIVO-DOCUMENTAL
Remote
FICHA TÉCNICA DE CARGO: ADM-01
1. IDENTIFICACIÓN GENERAL
- Nivel Organizacional: Operativo y Asistencial.
- Dependencia: Gerencia General / Representante Legal.
- Jornada: Tiempo parcial inicial (20 a 24 horas semanales) con escala por cumplimiento de hitos.
- Herramientas Clave: Odoo ERP, Google Drive, WhatsApp Institucional y Oficina Virtual.
2. PROPÓSITO DEL CARGO
Hacer todo para ayudarnos a prosperar. Garantizar la excelencia en la operatividad asistencial de la cooperativa y la atención multicanal a los asociados y grupos de interés. Es responsable de la custodia íntegra de la información (física y digital), el registro transaccional en Odoo ERP, la liquidación operativa del Fondo Rotatorio Solidario y el soporte administrativo a los órganos de gobierno, asegurando transparencia y eficiencia en los procesos misionales.
Responsabilidades
- Dirigir todo el ciclo de ventas
- Alcanzar los objetivos financieros mensuales
A. Vinculación y Onboarding Digital
- Gestionar el registro y segmentación de asociados (Personas Naturales y Organizaciones) en Odoo ERP.
- Administrar la estructura de archivos en odoo y Google Drive (Gobierno, Expedientes, Cartera, Proyectos y Caja)
- Guiar y habilitar al 100% de los asociados en el uso de la Oficina Virtual en www.cooperando.coop
- Administrar la base de datos para la vitrina comercial institucional.
- Administrar la estructura de archivos en odoo y Google Drive (Gobierno, Expedientes, Cartera, Proyectos y Caja)
B. Operación del Fondo Rotatorio Solidario
- Validar requisitos de crédito: antigüedad, aportes, capacidad de pago y soportes de ingresos.
- Realizar la liquidación de cuotas de administración y control de plazos según los montos aprobados.
- Custodiar físicamente bajo llave los Pagarés Abiertos Únicos y Cartas de Instrucciones debidamente suscritos.
- Ejecutar la cobranza preventiva y aplicar cargos solidarios por mora según la reglamentación vigente.
C. Gestión Documental y Secretaría General
- Administrar la estructura de archivos en Google Drive (Gobierno, Expedientes, Cartera, Proyectos y Caja).
- Elaborar convocatorias y borradores de actas para el Consejo de Administración y Asamblea General.
- Gestionar el fondo de caja menor, garantizando soportes de facturación electrónica y recibos de caja.
- Emitir certificaciones de vinculación, paz y salvos y constancias de saldos a través de Odoo.
D. Soporte Interáreas y Cumplimiento
- Monitorear semanalmente el portal de la Supersolidaria y radicar circulares normativas.
- Compilar y escanear soportes contables para la plataforma ADA y reportar incidencias a TI.
- Apoyar la gestión de convocatorias externas mediante la descarga de pliegos y trámite de certificados.
Requisitos
- Formación: Técnica o Tecnología en Secretariado Ejecutivo, Asistencia Administrativa, Gestión Documental, Contabilidad o áreas afines.
- Conocimientos: Manejo de Odoo ERP, Google Drive y fundamentos de Cooperativismo (mín. 20 horas).
- Experiencia: 1 a 2 años en labores secretariales, archivo o atención al cliente.
- Competencias: Organización rigurosa, proactividad digital, discreción y orientación al servicio solidario.
- Pasión por productos de software
- Excelente nivel de inglés escrito
- Altamente creativo e independiente
- Permiso de trabajo válido para Bélgica
INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs)
- Eficiencia en Vinculación: 100% de expedientes digitalizados en Odoo/Drive en menos de 48 horas.
- Blindaje Jurídico: 100% de créditos con pagaré y huella dactilar registrados antes del desembolso.
- Adopción Digital: 100% de nuevos asociados activados con éxito en la Oficina Virtual.
- Oportunidad Administrativa: Entrega de borradores de actas en un máximo de 3 días hábiles post-sesión.
- Exactitud Financiera: Cero descuadres en arqueos de caja menor y cumplimiento total de soportes fiscales.
- Experiencia en redacción de contenido en línea
¿Cuáles son las ventajas del trabajo?
- Forme parte de un equipo de personas apasionadas, orientadas al servicio dentro de una cultura amistosa y abierta.
- Hacer parte de un equipo que esta proponiendo cambios que benefician a todos
- Sin gerentes incompetentes, herramientas complejas ni horarios de trabajo rígidos
- No perdemos tiempo en reprocesos empresariales. Tendrá responsabilidades reales y autonomía.
- Amplíe su conocimiento sobre diversos sectores comerciales
- Responsabilidades y retos reales en una empresa que se expande con rapidez.
Nuestro modelo
Qué ofrecemos
Todos los empleados pueden ver lo importante que es su trabajo. Contribuye al éxito de la cooperativa. Organizaremos varias actividades a lo largo del año, como actividades deportivas, eventos de integración de equipos, convivencias mensuales y más.
Beneficios
Puesto de tiempo completo
Salario atractivo.
Capacitaciones
12 días al año, incluyendo
6 a su elección.
Actividad deportiva
Practique cualquier deporte con sus colegas y nosotros apoyamos.
Comida y bebida
Ofrecemos la posibilidad de beneficiarse de una red de restaurentes etc.
